Crediti Documentari: come preparare la fattura

L’art. 2 UCP 600 ICC indica che “Presentazione Conforme” – in inglese “Complying Presentation” – “significa una presentazione conforme ai termini e alle condizioni del credito, alla disposizioni applicabili delle presenti  norme e alla prassi bancaria internazionale uniforme”.  Il beneficiario di un credito documentario deve, al fine di ottenere le previste prestazioni dalla banca, dunque preparare i documenti richiesti dal credito rispettando – gerarchicamente – le condizioni del credito, le disposizioni previste dalle UCP 600 ICC e dalla prassi bancaria internazionale uniforme parzialmente codificata nella pubblicazione ISBP 681 ICC.

Analizziamo di seguito come preparare la fattura commerciale nel rispetto delle condizioni del credito e delle disposizioni sopra citate.

Fattura: cosa dicono le UCP 600 ICC

Le UCP 600 ICC dedicano alla fattura l’art. 18 che riporta, al punto a), quanto segue:

“La fattura commerciale:

1. deve apparire essere emessa dal beneficiario
2. deve essere emessa a nome dell’ordinante;

iii. deve essere emessa nella stessa valuta del credito;

1. Non necessita di firma.”

Al punto c) lo stesso articolo segnala che “La descrizione delle merci, dei servizi o di altre prestazioni nella fattura commerciale deve corrispondere a quella che appare nel credito.”

Da queste iniziali indicazioni, possiamo dunque affermare che – per impostarla correttamente – una fattura deve essere emessa dal beneficiario a nome dell’ordinante nella valuta del credito e che, a meno che non sia richiesto dal credito, la fattura non necessita né di firma né di data.  E’ peraltro necessario, come ben indica il punto c), che la descrizione delle merci deve tassativamente corrispondere a quanto indicato nel credito. La pubblicazione ISBP 745 ICC al paragrafo C3, segnala che tale corrispondenza non è da intendersi in termini speculari. Ad esempio, è accettata una descrizione dettagliata delle merci riportate in diverse parti della fattura che, se riunite, formano una descrizione delle merci corrispondente a quella del credito. Il paragrafo 54 della pubblicazione ISBP 745 ICC indica, inoltre, che la descrizione delle merci, servizi o prestazioni deve riferirsi a ciò che è stato effettivamente spedito o fornito. E’ anche accettabile una fattura che riporti l’intera descrizione delle merci – così come indicato nel credito – e che dichiari ciò che è stato effettivamente spedito.

Pare opportuno anche segnalare che l’art. 14 UCP 600 ICC al punto j) indica che “Gli indirizzi del beneficiario e dell’ordinante che appaiono in un qualunque documento richiesto possono non essere gli stessi indirizzi indicati nel credito o in qualunque altro documento richiesto, ma devono indicare lo stesso Paese che appare nei rispettivi indirizzi presenti nel credito. Le indicazioni per il contatto (telefax, telefono, e-mail e simili) facenti parte dell’indirizzo del beneficiario e dell’ordinante non saranno prese in considerazione”.

Il punto b) dell’art. 18 UCP 600 ICC indica che la banca (designata, confermante o emittente) “può accettare una fattura commerciale emessa per un importo superiore a quello consentito dal credito e la sua decisione sarà vincolante per tutte le altre parti a condizione che detta banca non abbia onorato o negoziato per un importo superiore a quello consentito dal credito”

Fattura: il punto di vista delle ISBP 745 ICC

Di seguito si riportano ulteriori indicazioni – non esaustive – in merito alla corretta impostazione della fattura in riferimento a quanto indicato nei paragrafi C1 – C15 della pubblicazione ISBP 745 ICC:

• È possibile presentare qualunque tipo di fattura (commerciale, doganale, fiscale, definitiva, consolare, ecc.), se il credito richiede una fattura senza ulteriori definizioni;
• Una fattura contrassegnata come “provvisoria”, “pro forma” o espressione analoga non è accettabile;
• Se il credito richiede la presentazione di una fattura commerciale, sarà accettabile un documento denominato fattura;
• La fattura può riportare sconti o pagamenti anticipati anche se non indicati nel credito;
• La fattura deve indicare il valore delle merci e riportare i prezzi unitari se presenti nel credito;
• Non è necessario che la fattura sia firmata o datata, salvo che sia richiesto dal credito;
• La fattura non deve indicare merci non richieste dal credito (per es. campionature o materiale pubblicitario);
• La quantità delle merci richiesta dal credito può variare con una tolleranza del +/- 5%, (a patto che non sia vietata dal credito e che il credito non indichi un numero definito di colli o di articoli singoli). Tale variazione nella quantità non consente che l’importo dell’utilizzo ecceda l’importo del credito;

Fattura: Originali e copie

Di solito, i crediti documentari richiedono la presentazione della fattura in un certo numero di “originali” e in un certo numero di “copie”. Ma cosa si intende per “originale” e “copia”?

L’articolo 17 UCP 600 ICC stabilisce che deve essere presentato almeno un originale di ogni documento richiesto dal credito e che sarà considerato “originale” un documento che appare scritto, dattilografato,  perforato o timbrato da parte dell’emittente o redatto su supporto cartaceo originale dell’emittente (in questi casi non è più necessario che il documento sia marcato originale) o che semplicemente il documento rechi un indicazione “original”.  Il punto d) dello stesso articolo indica che “Se il credito richiede la presentazione di copie dei documenti, è ammessa la presentazione sia di originali che di copie.”. Se il credito richiede la presentazione di documenti multipli (ad es. in due copie) tale richiesta si considera soddisfatta con la presentazione di almeno un originale e del rimanente numero di documenti in copia.

Di seguito si riportano ulteriori indicazioni in merito al significato di “Originali e copie” in riferimento a quanto indicato nella pubblicazione ISBP 745 ICC:

• I documenti emessi in più di un originale possono essere contrassegnati con Original, Duplicate, Triplicate, First Original, Second Original, ecc. Nessuna di queste espressioni toglie al documento la qualifica di originale;
• Se un credito richiede:
  • “Fattura in copia” o “Fattura”: è necessario presentare un originale
  • “Fattura in 4 copie”: almeno un originale e il restante numero in copie
  • “Una fattura in copia”: o fattura in originale o in copia

• Le copie dei documenti non necessitano di firme;
• Il numero di originali da presentare deve essere almeno quello richiesto dal credito, dalle UCP 600 ICC o quello indicato dal documento quando il documento stesso indica quanti originali sono stati emessi;

Per ulteriori approfondimenti in merito al significato di “originale” e “copia” si raccomanda di consultare, oltre l’art. 17 UCP 600 ICC, la dichiarazione della Commissione Bancaria di cui al documento ICC n. 470/871Rev. “The Determination of an Original Document in the Context of UCP 500 sub-Article 20(b)” che permane valida sotto la vigenza delle UCP 600 ICC .

Si ricorda, infine, che come recita l’art. 3 UCP 600 ICC “Un documento può essere firmato con scrittura a mano, firma in facsimile, firma perforata, mediante stampigliatura, apposizione di un simbolo, ovvero utilizzando qualunque altro metodo meccanico o elettronico di sottoscrizione.”, a meno che non sia richiesta una firma “signed by hand” o espressioni similari.

Conclusioni

In conclusione appare opportuno sottolineare che i documenti da presentare in utilizzo di un credito debbano essere preparati nel rispetto delle condizioni del credito, delle disposizioni previste dalle UCP 600 ICC e della prassi bancaria internazionale uniforme, seguendo la relativa gerarchia. La preparazione della fattura – documento richiesto praticamente nella totalità dei crediti documentari – è solo apparentemente semplice, in quanto è necessario – come abbiamo visto – il rispetto di diverse disposizioni normative.

Si consiglia agli operatori di preferire, ove possibile, l’uso di applicativi informatici, magari diversi dai gestionali aziendali, che consentono una maggiore flessibilità per rispettare in pieno quanto segnalato.